В современном мире все больше государственных и частных учреждений переходят на электронный документооборот. Часто отправка документов в различные ведомства через интернет предполагает наличие электронной подписи. Руководители компаний, индивидуальные предприниматели в большинстве своем уже разобрались с тем как получить ключ электронной подписи. А у физических лиц часто возникают много вопросов на эту тему: что такое ЭП, зачем она нужна и как получить электронную подпись в МФЦ?
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись – это то же самое, что и обычная подпись, только в цифровом зашифрованном виде. Её функционал ничем не отличается об подписи поставленной «от руки».
В ФЗ №63 дается следующая трактовка этого понятия: электронная подпись – это эквивалент подписи, проставляемой «от руки», обладающий полной юридической силой.
Для удобства используют аббревиатуру ЭП (электронная подпись), ЭЦП (электронная цифровая подпись), редко ЦП (цифровая подпись).
Использовать ЭП стали с 06.04.2011, но большое распространение они получили после внесения поправок в 63 ФЗ о том, что получение подписи стало возможным в сети многофункциональных центров (МФЦ).
Технически ЭЦП представляет собой комбинацию из большого количества разных символов: цифр, букв и знаков. Для каждого пользователя формируется своя уникальная комбинация. Эти комбинации образуют два ключа: открытый и закрытый.
Закрытый ключ предназначен исключительно для владельца подписи. Он его хранит на любом информационном носителе: USB, диске, облачном хранилище, жестком диске и т.д.
Открытый ключ нужен, чтобы увидеть подпись владельца под документом. Если оба ключа совпадают при просмотре, тогда файл открывается и имеет юридическую силу. Если ключи не совпали, тогда при попытке подписать или открыть документ будут возникать ошибки.
По истечению срока подлинности сертификата ЭЦП нужно получить новую подпись. Таким образом обеспечивается безопасность пользователя.
Цели использования
Применение ЭЦП необходимо для того, чтобы подтвердить свое согласие на проведение юридических операций для физических и юридических лиц. С ее помощью происходит онлайн-взаимодействие между государственными, лечебными, правоохранительными и учебными организациями.
Примерами использования ЭП для частных граждан служат:
- Подача заявления в налоговые органы;
- Подача заявления в ВУЗы по всей стране;
- Возможность устроиться на работу без посещения отдела кадров;
- Регистрация сделок с недвижимостью.
Список возможностей ЭП будет расширяться с каждым годом.
Разновидности электронных подписей
На сегодняшний день выделяют три основных вида ЭП:
- Простая электронная подпись (сокращенно ПЭП). Она может подтвердить только авторство пользователя, но никаких юридически значимых действий не несет. К этому виду относятся смс с кодами для авторизации на сайте, комбинация логина и пароля для конкретного ресурса и прочее. Такая подпись нашла применение во взаимодействии между банком и пользователем онлайн-услуг, в корпоративных взаимоотношениях между работником и работодателем.
- Усиленная неквалифицированная ЭП или НЭП. Для создания используют механизмы шифрования с закрытым ключом. Она служит для аутентификации личности подписавшей документ. Подтверждать НЭП сертификатом не требуется. Примерами использования этого вида подписи могут служить подача заявления на налоговый вычет или запрос выписки из пенсионного фонда. Получить бесплатную подпись могут только физлица в личном кабинете налоговой службы.
- Усиленная квалифицированная ЭП или КЭП. Пока еще не получил широкого распространения, но будущее именно за КЭП. Для идентификации потребуется получение сертификата. В основном, применяется юридическими лицами для подачи заявлений на участие в торгах, в налоговые органы и другие организации. При получении этого вида подписи проверка личности проходит службу ФСБ и заверяется аккредитированными организациями, имеющими соответствующие технические и программные возможности. У КЭП уровень защиты – максимальный из всех возможных на сегодня.
В МФЦ можно получить неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.
Список документов на ЭЦП
Так как возможности использования ЦП для физических и юридических лиц различны, то и перечень документов для ее получения будет отличаться.
Физическому лицу для получения нужно предоставить в многофункциональный центр:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Свидетельство ИНН;
- Заявление установленной формы;
- Квитанция об оплате услуги.
Если подпись получает один человек за другое лицо, тогда потребуется нотариально заверенная доверенность на это действие. Нерезиденты приносят тот же список документов в МФЦ.
Для получения ЭЦП юрлицам, руководителям фирм и компаний разных форм собственности потребуется предоставить в МФЦ:
- Паспорт;
- Устав фирмы или компании;
- Приказ о назначении и его нотариальная доверенность;
- Документ об оплате пошлины;
- Доверенность потребуется в том случае, если подачу документов ведет стороннее лицо. Она составляется нотариусом перед визитом.
Процедура получения ЭП в МФЦ
Сроки оформления составляют 10 рабочих дней с момента подачи пакета документов оператору. Обычно никаких препятствий в получении ЭП через МФЦ не бывает. Оказание подобной услуги началось с 2017 года.
Для получения подписи выберите удобный адрес многофункционального центра. Сдать бумаги может либо лично гражданин, либо его представитель. В этом случае к комплекту документов прикладывается доверенность. Если МФЦ оказывает услуги по предварительной записи, то следует заранее позаботиться об этом, заполнив форму на сайте Госуслуг.
Во время визита оператор предоставит клиенту бланк заявления на оказание услуги, а также шаблоны заполнения или устно подскажет как заполнять ту или иную строку.
После проверки всех документов подпись выдается на носителе во время повторного визита. О готовности оказания услуги клиента извещают посредством смс. Также узнать статус оформления можно по телефону горячей линии.
Стоимость получения усиленной квалифицированной подписи для частных лиц начинается от 900 руб, для ИП и руководителей компаний – от 1500 руб. Точная стоимость зависит от региона. Предоставление цифрового носителя, обычно это USB, оплачивается дополнительно.
Некоторые отделения МФЦ оказывают услугу ускоренного рассмотрения документов для получения ЭЦП. В этом случае на рассмотрение и изготовление уйдет до 5 рабочих дней, но клиенту придется заплатить больше, чем за стандартную стоимость услуги.
При получении подписи в МФЦ не имеет значения регион, в котором прописан гражданин. Оформить ЭП можно в любом отделении на территории Российской Федерации.
Причины отказа в оформлении ЭП через МФЦ
Иногда МФЦ не может оказать услуги по выдаче электронной подписи. Причин, препятствующих этому несколько:
- Ошибочно указаны данные в заявлении на оказание услуги;
- Доверенность оформлена неправильно или на другие действия;
- Квитанция на предоставление услуги не оплачена в установленный срок;
- Истек срок действия паспорта;
- После оказания услуги заказчик не забрал свои документы в МФЦ в течение 30 дней.
Для решения ситуации нужно повторно обратиться за получением подписи. Законом не запрещено пройти процедуру оформления вновь.
Срок действия ЭП
Стандартный срок действия ключа и сертификата электронной подписи – 1 год. По истечении этого периода процедура повторяется.
В случае утери носителя восстановить подпись не получится, её нужно будет аннулировать и оформить заново. Чтобы избежать случайной потери ЭЦП, следует сохранить резервную копию на ноутбук, жесткий диск или флеш-накопитель.
Как пользоваться ЭП
На компьютер скачиваете файл с ЭП и сертификатом. Для подписи документа в формате WORD нужно зайти в раздел Файл. Затем выбрать пункт «Сведения».
В открывшемся меню нажать «Защита документа». Во всплывающем окне выбираем пункт – Добавить цифровую подпись. Для документа в формате EXCEL поставить подпись можно будет в разделе «Защита книги», а для POWER POINT – «Защита презентации».
Затем остается только подтвердить согласие нажатием «ОК».
Обратите внимание, что после установки в документ электронной подписи он становится недоступным для редактирования. Поэтому все правки и изменения должны быть внесены до того, как автор поставит свою подпись. Это сделано для безопасности пользователя. Если после постановки подписи каким-то образом удастся внести правки, то при отправке документа сертификат не подтвердит подлинность подписи.
Также электронной подписью можно пользоваться в Яндекс и Google дисках, а также в электронной почте.
Практика показывает, что возможности использования ЭП будут расширяться, поэтому стоит задуматься о ее получении. Тем более, что процедура простая и не занимает много времени.
