В связи с переходом на электронный документооборот у участников ВЭД возникает много вопросов о том, как долго и в каком виде хранить таможенные декларации после выпуска и провоза товара, нужно ли оформлять бумажный вариант. Разберемся подробнее в этом вопросе.
В течение какого времени необходимо хранить декларации
С 01.03.2020 года вступил в силу новый порядок таможенного оформления грузов. Подать пакет документов можно в электронном виде через личный кабинет, приложив отсканированные копии транспортных накладных, контракта на поставку и сертификатов. При этом доступ к декларации в электронном виде у налогоплательщика сохранится в течение неограниченного периода времени.
Однако это не значит, что организации обязаны сохранять бумаги бесконечно. Статья 320 ТК ЕАЭС ограничивает период хранения документов 5 годами с того момента, когда они использовались для составления бухгалтерских отчетов (например, по налогу на прибыль или декларации по НДС).
В связи с изменениями, вступившими в силу с 2020 года, таможенные органы больше не обязаны оформлять бумажные декларации и ставить отметки «Товар вывезен». Теперь эта обязанность лежит на самом участнике ВЭД.
Чтобы соблюсти требования ст. 165 НК РФ, организации нужно самостоятельно обратиться с заявлением в уполномоченный орган ТС РФ с письменным запросом, указав дату и номер подачи декларации. В качестве основания предоставления бумажного варианта можно указать необходимость подтверждения нулевого НДС в налоговой инспекции.
Внимание! При электронном документообороте подтверждение права на льготу по НДС производится автоматически, однако запрашивать бумажный вариант с отметкой организации-налогоплательщику все равно придется.
Ст. 320 ТК ЕАЭС обязывает хранить таможенные декларации всех участников ВЭД в течение 5 лет, однако не содержит конкретных указаний, в какой форме должны быть документы. Разъяснения дают налоговые органы в письме № АС-4-15/15211 от 01.08.2019 г.
С точки зрения ИФНС хранение документов, необходимых для проведения таможенного и налогового контроля, должно осуществляться только в бумажном виде с отметками ТС РФ.
Какие документы ещё хранить, как и сколько
Согласно ст. 320 ТК ЕАЭС помимо таможенной декларации обязательному хранению подлежат:
- оригиналы, подтверждающие факт совершения сделки между сторонами ВЭД (например, договор и приложения к нему, протокол согласования цены);
- транспортные накладные;
- доверенность или прочие документы, подтверждающие полномочия лица на право подачи отчетности в таможенную службу;
- документы, подтверждающие соблюдение всех ограничительных мер и запретов, действующих на внутреннем рынке;
- сертификаты качества, а также иные документы, подтверждающие соответствие продукции стандартам безопасности;
- платежные поручения с указанием сумм уплаченных пошлин;
- подтверждение на право получения льгот при таможенном оформлении;
- документы, в которых указана таможенная стоимость товаров;
- иные документы, составленные при таможенном оформлении груза.
Указанные документы на момент подачи декларации должны быть подготовлены и поданы участником ВЭД в таможенный орган. После оформления все бумаги сшиваются в дело с декларацией и хранятся в архиве ТС РФ, а также у налогоплательщика в течение 5 лет с момента подачи отчетности.
Интересное на сайте:
Какие бывают таможенные процедуры ТК ЕАЭС
Как рассчитать таможенную стоимость
Основные правила интерпретации ТН ВЭД в России
Правовые основы
Порядок, правила ведения учета и хранения документов регулируются ст. 29 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года, ст. 320 «Таможенного Кодекса Евразийского Экономического союза», а также ст. 23 НК РФ. В соответствии с законодательством предприятие должно самостоятельно разработать положение о порядке и сроках хранения документов, ориентируясь на стандарты организации государственного архивного дела. При этом минимальный период не может быть менее 5 лет.
Что делать после истечения срока хранения
Когда заканчивается срок хранения, таможенная декларация и прочие документы в организации подлежат уничтожению. Процедура проводится один раз в год и начинается с издания приказа о создании ревизионной комиссии, а также утверждения кандидатуры председателя. Далее необходимо сформировать список подлежащих уничтожению и утративших актуальность документов.
После этого комиссия проводит экспертизу ценности, составляет акт и опись дел с указанием истечения сроков хранения. Акт о выделении к уничтожению составляется по всем бумагам, период хранения которых истек на 1 января года, в котором документ будет подписан комиссией.
Внимание! Законодательство наделяет предпринимателей и организации правом уничтожать ненужные документы, но не обязывает делать это! Однако избавиться от лишних бумаг можно только после составления акта за подписью председателя комиссии.
Законодательство не предусматривает особого порядка или соблюдения каких-либо стандартов при уничтожении документов. Главное требование: не должно быть возможности их восстановить. Организация может самостоятельно уничтожить документы либо привлечь стороннего подрядчика. Как правило, используется один из следующих способов:
- уничтожение при помощи химических реагентов;
- сжигание;
- шредирование.
Заключение
Таможенная декларация – первичный документ налогового учета, поэтому подлежит хранению в течение 5 лет с момента отчетного периода. Чтобы получить бумажный экземпляр с отметкой, организации придется направить запрос в таможенный орган. Декларацию можно уничтожить только по истечении срока хранения, составив соответствующий акт.